Hoe een dialoogmethode bouwprocessen vlottrekt

Hoe een dialoogmethode bouwprocessen vlottrekt

Overijssel BBC artikel Baulkultur

Waarden leiden tot daden

Contractueel is alles tot in de puntjes geregeld en toch loopt de samenwerking stroef – het overkomt veel bouwprojecten. Als je de vaart er weer in weet te krijgen, kun je veel winnen; in tijd, in productietempo en in kwaliteit. Ellen Masselink en Katja Severin hebben een dialoogmethode ontwikkeld die daarop gericht is en passen het toe in Overijssel.

Door: Michiel G.J. Smit

‘Rond bouwprojecten is vaak een uitgebreid stelsel aan afspraken en modellen in het leven geroepen om de samenwerking tussen partijen juridisch te schragen. Het probleem daarbij is: ze voorzien meestal niet in wat een project tot een succes maakt. En dat doe je door voorwaarden te scheppen waardoor je samen kunt werken aan het succes van een project én het succes van elkaar.’ Aan het woord zijn Katja Severin en Ellen Masselink. Zij zijn partners bij het bedrijf Getting To We. De door hen ontwikkelde dialoogmethode gebruiken ze om tot verbindende, begrijpelijke en constructieve win-win-afspraken tussen partijen te komen. ‘Voor onder meer dát deel – samenwerking op basis van gedeelde waarden, een gezamenlijk doel en gezamenlijke belangen – zetten wij onze methode in bij bouwprocessen.’

‘Gedeelde waarden’?
Het onderhandelen over de hoogte van boetes, aansprakelijkheden en opleverdata is gesneden koek en daardoor ‘makkelijk’. Open zijn over wat daadwerkelijk je belang is bij het realiseren van een project, hoe je behandeld wil worden als het moeilijk wordt, wat je nodig hebt van de ander en kunnen uitleggen waar je zorgen over hebt is veel moeilijker en wordt vaak niet gedaan.

Het bevordert de samenwerking als je begint met elkaar beter te leren kennen en waarden te ontwikkelen die helpen om door dilemma’s heen te werken. Nu is de hiervoor geschetste juridische benadering voor groepsdynamiek allicht niet de juiste – sociologie en psychologie lijken beter geschikt als hulpwetenschap- maar is een uitgangspunt als ‘gedeelde waarden’ dat dan wel? ‘In een groep is iedereen het in grote lijnen wel eens over wat die waarden zijn’, zegt Ellen. ‘Betrouwbaarheid, respect, transparantie, dat soort zaken. Maar het punt is: iedereen vult ze verschillend in, dus voor iedereen betekenen ze wat anders. Daarom gaan we in een innovatief proces ontdekken wat die waarden voor iedereen persoonlijk inhouden en hoe je dat concreet kunt maken, zodanig dat alle andere leden van de groep begrijpen waar je het over hebt.’ ‘Op die manier normeren we als het ware de waarden, specifiek voor een groep’, vult Katja aan. ‘En we leggen het regelmatig opnieuw op tafel: zijn dit nog steeds de waarden waarmee we werken? Zo niet: wat behoeft bijstelling? Bedenk: met groepsprocessen is het altijd work in progress.‘

Het op tafel leggen van dit soort zaken is bepaald geen vanzelfsprekendheid bij de meeste samenwerkingen in bouw, ervaart Ellen, die al heel heel wat publiek-private projecten heeft meegemaakt. ‘Over het algemeen heerst in de bouwsector een klassieke mannencultuur: praten over de gevoelskanten van het werk wordt al snel als overbodig en overdreven weggezet. Maar als je een-op-een met mensen praat – en dat doen we uitgebreid – komen dergelijke zaken wél naar voren. Bijvoorbeeld dat iemand zich niet met respect voelt behandeld. Je kunt dat dan objectiveren aan de hand van het gezamenlijk ontwikkelde waardenmodel en bespreekbaar maken in de groep.’

Deze werkwijze heeft nog een groot ander voordeel. Door deze gesprekken te voeren, stappen partijen uit hun silo’s en ontstaat er veel meer begrip voor de belangen van de ander én hoe je elkaar kunt helpen bij het oplossen van problemen. Zo werken partijen op een natuurlijke manier aan de integrale aspecten van een project. En dat is hard nodig in deze tijd. Het is immers al ingewikkeld genoeg.

Een laatste kenmerkend element van de dialoogmethode is het herijken van afspraken en contracten. Katja: ‘Omdat iedereen gebaat is bij duidelijkheid – onduidelijkheid veroorzaakt immers veel discussies en vertraging – heb je iets nieuws nodig om ook dat deel van de samenwerking bij een bouwproject te ondervangen. En ook dat doen we samen met de groep, in creatieve sessies. Je ontwikkelt op die manier samen elementen van afspraken en legt die in een groeidocument vast. En voor je het weet heb je een overeenkomst die door iedereen herkend en begrepen wordt.’

Hart van Zuid, Hengelo
Ellen en Katja passen hun methode momenteel toe op Hart van Zuid, een gebiedsontwikkeling in Hengelo. ‘Er wordt sinds 2003 aan gewerkt en is daarmee een van de oudste publiek-private gebiedsontwikkelingen van Nederland’, vertelt Ellen. ‘Maar met de vastgoed- en economische crisis, zo rond 2010, bleken de afspraken niet meer te werken en is de samenwerking behoorlijk vastgelopen. Op dit kantelpunt ontstond er ruimte voor nieuwe toetreders. Dit heeft opvallend genoeg de voortgang doen haperen. Door deze hapering kwam ook aan het licht dat er geen gezamenlijke integrale blik op het gebied was en geen gedeelde set van doelstellingen binnen de groep.’ Katja: ‘Het was een losse verzameling projecten in plaats van een op synergie gerichte gebiedsontwikkeling. Op de overkoepelende opgaven – denk aan klimaatadaptatie of de energietransitie – ontbrak een gezamenlijke visie.’ Ellen: ‘Dat zijn we met onze interventie nu aan het herstellen.’

Tenslotte: gezamenlijk resultaat centraal
Niet alleen Hart van Zuid, maar heel wat andere bouwprojecten worden geplaagd door stroeve samenwerking en een teruglopende bouwproductie, ook elders in Overijssel. Deze dialoogmethode kan helpen om impasses te doorbreken. Dat is ook opgemerkt door de Brede Bouwcoalitie, een Overijssels gezelschap van publieke en private partijen dat belemmeringen in het bouwproces wil wegnemen. Ellen: ‘Ieder haperend bouwproces heeft weer een andere remedie nodig. Onze methode is vooral geschikt als praktische oplossingen niet meer werken en er wat dieper gegraven moet worden, op cultuurniveau.’ Katja besluit: ‘Samenwerken betekent onder meer dat je optimalisering van het gezamenlijke resultaat centraal stelt. Accepteren dat win-win het uitgangspunt is (ook als het “eigen” deelbelang een suboptimaal maar nog steeds positief resultaat heeft), hoort daarbij. Ik hoop dat dat bij steeds meer bouwprocessen de basisgedachte gaat worden en dat onze methode daar een beetje aan bijdraagt.’